Soumettre un projet de recherche

Nous invitons les chercheur.es et étudiant.es intéressé.es à communiquer avec notre équipe de coordination de la recherche clinique afin d’explorer les collaborations possibles avec les programmes cliniques avant de soumettre un projet.   

Comment soumettre un projet de recherche

Envisagez-vous de réaliser un projet de recherche en réadaptation au CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal (CCOMTL)?

Veuillez communiquer avec notre équipe de coordination de la recherche clinique afin d’explorer les collaborations possibles avec les programmes cliniques avant de soumettre un projet.

Pour mener un projet de recherche en réadaptation au CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal (CCOMTL), un chercheur doit avoir des privilèges de recherche au CCOMTL et doit obtenir l’autorisation institutionnelle de la Personne Mandatée (PM) de notre établissement[1].

Trois niveaux d’approbation sont requis pour obtenir l’autorisation institutionnelle de la PM. Pour plus de détails sur chacun de ces niveaux, consultez le site Web de notre bureau d’examen de la recherche:

(1) Évaluation scientifique.

(2) Évaluation éthique

(3) Évaluation de la convenance institutionnelle

Le bureau d’examen de la recherche (BER) soutient et coordonne ces processus d’évaluation par l’entremise de la plateforme Nagano. Toutes les étapes sont illustrées dans la figure 1 ci-dessous

Selon la nature d’un projet de recherche et du lieu de recrutement, les chercheurs qui effectuent des recherches en réadaptation au CCOMTL peuvent choisir de soumettre au comité d’éthique de la recherche (CER) le plus approprié, et ensuite d’obtenir l’autorisation institutionnelle de la PM au CCOMTL. Veuillez-vous référer à la figure 2 ci-dessous pour une illustration de trois trajectoires potentielles. Les détails de ces conditions A, B et C se trouvent dans la description suivante.

[1] Le PM est chargé de s’assurer que l’ensemble du processus d’examen est conforme, puis décide d’autoriser ou non la recherche. C’est la dernière étape qui permet, ou disqualifie, le début de la recherche au sein de l’un de nos sites.

Condition A : Dépôt auprès du comité d’éthique de la recherche du CCOMTL

Une équipe de recherche peut soumettre un projet pour autorisation au CER du CCOMTL si le recrutement a lieu uniquement au sein du CCOMTL. Le bureau d’examen de la recherche au CCOMTL comprend deux comités d’éthique de la recherche (CER): médical/biomédical et psychosocial, pour plus de détails, consultez le site Web du CCOMTL.

Étapes à suivre pour soumettre un projet afin d’obtenir l’autorisation institutionnelle au CCOMTL:

  • Lors de la création du projet, dans le formulaire CCOMTL Nagano:
  1. Choisissez « recherche psychosociale » dans la section « type de projet ».

La plupart des projets de recherche en réadaptation menés par des membres affiliés au CRIR relèvent de ce comité. Si vous avez un doute quant à la catégorie, veuillez envoyer un courriel à cer@jgh.mcgill.ca.

  • Ajoutez les courriels suivants en tant qu’utilisateurs du projet:
  1. Le courriel de l’équipe de coordination clinique (savoirs-readaptation.ccomtl@ssss.gouv.qc.ca)
  2. Le courriel de la coordonnatrice ou du coordonnateur de la recherche clinique (CRC) responsable des sites concernés:
    1. robillard.mab@ssss.gouv.qc.ca pour MAB, MACKAY, Centre Miriam, CLSC et
    2. aldjia.bouchala.ccomtl@ssss.gouv.qc.ca pour Constance-Lethbridge, JGH, Richardson, Maimonides, Sinai, Catherine Booth.
  • Pour la section: Évaluations spécifiques à l’établissement :
  1. Sous section : 1. Sites et Convenance: Départements (ou programmes) impliqués; choisissez les sites CCOMTL impliqués.
  2. Sous-section: Convenance Contractuelle ; remplir tous les champs en sélectionnant « NON ».
  • Cette étape avise le chef de département du site ou le CRC d’entamer le processus de pré-convenance et le processus d’évaluation du besoin d’un accord de partage de données (APD, ou data transfer agreement (DTA) en anglais)[1].
    • L’équipe de recherche et/ou le BER recevront la lettre de pré-convenance du CRC de la Direction des affaires académiques et de l’éthique de la recherche (DAAER) une fois que le projet a été évalué par le Comité d’évaluation de la faisabilité de la recherche (également connu sous le nom de préconvenance (pré-CI)).
    • Le chercheur recevra également le formulaire initial d’évaluation de l’APD (DTA) du DAAER une fois que que le projet a été évalué par le Comité d’évaluation de la faisabilité de la recherche.
  1. Répondre aux conditions du BER dans Nagano pour recevoir l’approbation éthique avant l’autorisation institutionnelle de l’établissement pour pouvoir commencer le projet.
  2. Après avoir reçu l’autorisation institutionnelle, veuillez communiquer avec l’un de nos CRC. Ils vous aideront avec les prochaines étapes du projet, telles que le recrutement.

[1] Si des données sont transférées entre établissements, ou si les données colligées pour la banque de données ne sont pas conservées dans notre établissement, une évaluation du risque est effectuée par la Direction des affaires académiques et de l’éthique de la recherche. Si le risque est important, un accord de partage de données (APD, DTA : Data Transfer Agreement) entre le CCOMTL et l’établissement de l’affiliation du chercheur seront nécessaires.

Condition B : Dépôt auprès du Comité d’éthique de la recherche en réadaptation et déficience physique
(CER-DP) du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL)

Une équipe de recherche peut soumettre son projet pour approbation au CER-DP si le recrutement
implique plus d’un établissement partenaire du CRIR ou ne recrute qu’au CCOMTL.
Le CER-DP dispose d’une expertise en lien avec l’incapacité physique; réadaptation physique, sensorielle
et motrice ; ainsi que la participation sociale. Le bureau évaluera tous les projets connexes soumis par les
membres-chercheurs du CRIR et les membres d’autres établissements s’il comprend un établissement
partenaire du CRIR.
Le CER-DP a une plus grande expérience/connaissance des projets de réadaptation. De plus, il a une
entente formelle pour l’évaluation multicentrique des projets avec le CCOMTL. Cela signifie que si votre
projet est soumis à plusieurs sites du CRIR, il serait avantageux pour vous d’avoir une évaluation
centralisée.
Même si le projet est soumis au CER-DP, le projet devra obtenir l’autorisation institutionnelle de la
personne mandatée au CCOMTL . À cette fin, les deux plateformes Nagano (CCSMTL + CCOMTL) doivent
être synchronisées en reliant le projet entre les plateformes. Cela réduira considérablement le temps
passé à compléter les formulaires dans le CCOMTL Nagano.
1. Relier le projet sur le Nagano CCSMTL au CCOMTL en suivant les étapes suivantes:
a. Dans le formulaire CCSMTl Nagano F0 lors de la création initiale du projet:
i. Choissisez le site CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal et
ii. Ajouter le contact du chercheur local dans la section: Informations générales ; 9 sites
participants.

Þ Cette étape génère un lien vers le courriel de la personne désignée comme contact.
o Pour activer ce lien, vous devez accéder à Nagano CCOMTL
o Pour obtenir l’accès à la plateforme, envoyez un courriel à cer@jgh.mcgill.ca
o Une fois que vous avez accès à Nagano, cliquez sur le lien dans le courriel (expéditeur du
courriel : Nagano CCOMTL et objet du courriel : Invitation: projet MP-xxx ) que vous aurez
reçu pour créer le projet.
o Cela liera le projet soumis sur Nagano CEP-DP au formulaire soumis sur le CCOMTL de Nagano.

*** Faites attention de choisir l’option: créer un projet

2. Lors du choix des sites CCOMTL sur le Nagano du CCSMTL, le CER-DP avisera le chef de département
du site ou le CRC du CCOMTL afin qu’ils commence le processus de pré-convenance et le processus
d’évaluation du besoin d’un accord de partage de données (APD), ou data transfer agreement (DTA)
en anglais).
o L’équipe de recherche et/ou le CEP-DP recevront la lettre de pré-convenance et le formulaire
d’évaluation d’un APD (DTA) du DAARE une fois que le projet a été évalué par le Comité
d’évaluation de la faisabilité de la recherche du CCOMTL3 (également connu sous le nom de
pré-convenance (pré-CI)).
3. Une fois le certificat d’éthique du CER-DP obtenu, soumettez les documents approuvés au CCOMTL
Nagano pour obtenir l’autorisation institutionnelle. Veuillez vous assurer d’ajouter les fichiers
pertinents comme suit :
a. Dans la section : Fichiers du projet ; 12- Lettre de soutien du chef de département ou de
programme, télécharger la lettre de pré-convenance.
b. Dans la section : Évaluation spécifiques à l’établissement ; 7- Convenance contractuelle,
remplir tous les champs en sélectionnant « NON »
c. Dans la section Fichiers du projet, 17- documents supplémentaires, télécharger le formulaire
d’évaluation de la EPD
4. Attendez de recevoir la lettre d’autorisation institutionnelle du CCOMTL avant de commencer le
projet.
5. Après avoir reçu l’autorisation de l’établissement, veuillez communiquer avec l’un de nos CRCs. Ils
vous aideront avec les prochaines étapes du projet, telles que le recrutement.

Condition C : Bureau d’examen de la recherche reconnu par le MSSS

Une équipe de recherche peut soumettre un projet pour autorisation à un CER reconnu par le MSSS si le recrutement a lieu dans des sites CCOMTL et sites non CRIR (p. ex. CUSM, Sainte-Justine, etc.)

  1. Communiquez avec les responsables de la recherche en visitant le site Web du MSSS pour obtenir les procédures à suivre pour soumettre un projet pour l’approbation éthique
  2. Une fois le certificat d’éthique obtenu auprès d’un CER reconnu par le MSSS, soumettre les documents approuvés au CCOMTL Nagano pour obtenir l’autorisation institutionnelle. Veuillez vous assurer d’ajouter les fichiers pertinents comme suit:
    1. Dans la section: Fichiers du projet ; 12- Lettre de soutien du chef de département ou de programme, télécharger la lettre de pré-convenance.
    2. Dans la section: Évaluation spécifiques à l’établissement ; 7- Convenance contractuelle, remplir tous les champs en sélectionnant « NON »
    3. Dans la section Fichiers du projet, 17- documents supplémentaires, télécharger le formulaire d’évaluation de l’APD (DTA)
  1. Attendez de recevoir la lettre d’autorisation institutionnelle du CCOMTL avant de commencer le projet.
  2. Après avoir reçu l’autorisation, veuillez communiquer avec l’un de nos CRC. Ils vous aideront avec les prochaines étapes du projet, telles que le recrutement.

Pour plus d’informations concernant ce processus ou l’option qui s’applique le mieux à votre projet, veuillez nous contacter.